Ofrecer como prueba archivos electrónicos. Análisis de las distintas alternativas.
Modelo de escrito
"La documental de los puntos 1) 3) 5) ... se adjunta en un pendrive que se deja en forma física por ante el juzgado, a los fines de que sea RESERVADO EN SECRETARIA, dentro del periodo de prueba, atento al volumen de la documentación, y la imposibilidad material de cargar dicha documental en el SAC, siguiendo los criterios de los juzgados de la ciudad de Córdoba frente a documental electrónica de estas características.- La documentación, guardada en el pen drive, es copia de la original que obra en poder de esta parte y a disposición del Tribunal si lo considera necesario.-"
Introducción
Por el presente se efectúa un análisis de las posibilidades informáticas disponibles para efectuar el ofrecimiento de prueba de documentos digitales. Se analizan las ventajas y desventajas de la utilización de cada uno de ellos y se recomienda para otorgar garantías de preservación de los documentos utilizar al menos dos de las tres opciones disponibles. Se contempla asimismo la posibilidad de que los letrados o partes se constituyan en depositarios de dichos documentos conservando una copia de los mismos, y se articula el mecanismo que posibilita esto último aprovechándose de una propiedad que poseen los documentos digitales: su huella digital o hash, la que posibilita identificarlos de manera biunívoca.
En el anterior sistema de formato papel los documentos que eran ofrecidos como prueba se solían acompañar en original y dos fotocopias. El original se aportaba en un sobre de prueba el cual era reservado en secretaría. Una de las fotocopias se podía acompañar al expediente y la otra era suscripta por el empleado del tribunal y entregada al letrado como constancia de presentación.
Para el caso de que el expediente o sobre de prueba no fuera encontrado, el tribunal, luego de una prolija búsqueda, podía determinar que el mismo se había extraviado y por tanto solictar a todas las partes intervinientes que acompañen los documentos que obraran en su poder a fines de reconstituir el expediente.
Con el advenimiento de la pandemia y el comienzo de la utilización del sistema informático de administración de causas el ofrecimiento de prueba sufrió algunas modificaciones. Los documentos deben ser escaneados e incorporados como archivos adjuntos en formato pdf al escrito digital del ofrecimiento de prueba. Dado que el sistema informático no admite la recepción de documentos en formato papel, los propios letrados pasaron a ser depositarios de los documentos en su formato original, los cuales pueden ser requeridos en cualquier momento por VE para su control, análisis, inspección u otra.
En relación a los documentos electrónicos, los mismos eran habitualmente incorporados mediante CD, DVD o pendrive. Para el caso de su extravío, pérdida o imposibilidad de acceso a los archivos, los mismos quedaban irremediablemente perdidos. A partir de la pandemia, se popularizó el ofrecimiento de estos documentos a partir de la utilización de servidores de archivos en la nube.
1. Utilización de un medio material DVD o pendrive.
La tecnología de DVD se encuentra en franca retirada del mercado, los nuevos equipos, computadas y notebooks no incluyen lectoras ni grabadoras de DVD. Con lo que los ofrecimientos como prueba suelen en la actualidad ser canalizados a través de un pendrive, ello a pesar de poseer mayor costo y de tratarse de un medio menos consistente, dado que un pendrive puede ser accidentalmente modificado en su contenido.
Fuera de este tema, el pendrive es un buen soporte para almacenar archivos de audio y video. Particularmente archivos de audio intercambiados vía WhatsApp y archivos de cámaras de video suelen ser los candidatos más propicios a ser incorporados en uso de un pendrive. Ello en razón de que el sistema electrónico de administración de causas no permite archivos de gran tamaño como así tampoco permite incorporar archivos de audio ni video.
En ocasiones puede ocurrir que incluso archivos de imágenes, fotografías y capturas de pantalla, sean también colocados en un pendrive e incroporados al expediente de esta forma.
Otro de los elementos a considerar al incorporar el pendrive es el escrito mediante el cual se agrega el dispositivo al expediente y se reserva el mismo en secretaría. El nivel de detalle que contenga dicho escrito es relevante y otorga mayor sustento a la prueba. A continuación se muestra un ejemplo simple de incorporación de documentos electrónicos al expediente:
a) Pendrive conteniendo archivos de audio y video.
Esta metodología logra el objetivo de incorporar documentos al expediente, pero lo hace de una manera elemental o rudimentaria. Ello no suele ocurrir con otro tipo de documentos. Así por ejemplo cuando se incorporan al expediente cartas documento, telegramas, libros contables, registros de visita, en el ofrecimiento de prueba suele encontrarse una rica descripción de dichos documentos, detallando de manera específica cada uno de los elementos que se prentende incorporar.
Cuando se efectúa un ofrecimiento de prueba de documentos electrónicos, debería seguirse el mismo patrón por motivos y razones que se explicarán más adelante. Así por ejemplo el ofrecimiento de documentos electrónicos podría detallarse de la siguiente manera:
b) Pendrive conteniendo los siguientes documentos:
b.1. Archivo de audio remitido por el demandado hacia el actor vía aplicativo WhatsApp en fecha xx/yy/zzzz con el siguiente contenido: “Hola Carlos, acordamos el monto de $100.000 por cada cajón entregado y el pago se efectuaba el primero de cada mes. Hace unos meses que se vienen demorando los pagos y eso afecta la operatoria.”
b.2. Archivo de audio remitido por el actor hacia el demandado vía aplicativo WhatsApp en fecha xx/yy/zzzz con el siguiente contenido: “Mariano, buen día. Es así, el mes que viene les ofrezco ponerme al día con los pagos con tres cheques posdatados, para que no quede afectada la operatoria.”
b.3. (…)
b.4. Archivo de video conteniendo las imágenes provenientes de la cámara de seguridad de ingreso y egreso del galpón del actor tomadas en fecha xx/yy/zzzz entre las 16.30hs y las 17.30hs. En las mismas se muestra que solamente ingresaron dos cajas en el cargamento de dicha fecha cuando la cantidad solicitada por remitos era de cuatro cajas.
b.5. (…)
De esta manera se identifican los documentos electrónicos de manera biunívoca. Si bien los mismos obran en pendrive, podrían también ser remitidos por correo electrónico o ser subidos a un servidor en la nube para ser compartidos con la contraria.
A fines de lograr mayor especificidad, sería conveniente colocar también nombre de archivo y su tamaño en bytes. O bien el hash o huella digital del archivo, lo que es aún más específico. Complementario a esto es importante que el letrado o la parte, preserven en su computadora dentro de la carpeta asociada a la causa una copia exacta del contenido del pendrive, preferentemente en un archivo comprimido o zip. Ello es útil al momento de trabajar con los documentos electrónicos en las diferentes audiencias y en ocasiones agiliza el proceso tanto de reconocimiento o desconocimiento, análisis y peritaje de archivos.
1.1. Contingencias posibles para dispositivos pendrive.
El tribunal puede extraviar el pendrive. No son pocas las situaciones donde ocurre que un pendrive, dispositivo de tamaño pequeño ubicado en un sobre también de tamaño pequeño se extravía en un tribunal y “luego de una prolija búsqueda, no pudo ser hallado el pendrive ofrecido como prueba”. Asimismo el pendrive puede dejar de funcionar por fallas inherentes al dispositivo, o puede caerse al piso, golpearse y romperse. Por otro lado, el contenido obrante en el pendrive podría ser modificado con posterioridad a su incorporación al expediente. Así por ejemplo en la situación de una audiencia donde se acceda al pendrive y algún miembro del tribunal deba retirarse por algún motivo, o bien el pendrive sea insertado en la computadora de la parte proponente, podría argumentarse respecto del riesgo de que por detrás se copien archivos al pendrive sin que esto sea percibido por la contraria. Dado que el pendrive permite la modificación de su contenido en un breve lapso de tiempo, se deben extremar los cuidados al momento de manipular el mismo. Otro de los cuestionamientos que pueden surgir provienen de la preservación de la cadena de custodia. Es poco habitual que un letrado adopte las medidas forenses que permitan dar garantías de que un archivo ha sido extraído del medio en el que se encontraba originalmente sin modificaciones posteriores. Para ambos tipos de situaciones que se pueden presentar, es relevante e importante efectuar lo explicado en el apartado b del punto anterior, es decir conformar un detalle pormenorizado del contenido obrante en el pendrive.
2. Utilización de un servidor de archivos en la nube
Para los archivos digitales que no pueden ser incorporados de manera directa al sistema informático de administración de causas de la justicia por los limitantes que este último impone a los usuarios, una segunda alternativa que puede ser aprovechada es la de incorporar los archivos a un servidor de archivos en la nube. Para ello existen varias alternativas gratuitas o sin cargo, entre ellas: Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive y Mega. De todas ellas, la que brinda mayores capacidades de espacio de almacenamiento sin cargo es la de mega.nz. No obstante ello, cualquiera de las alternativas es válida a los fines de este procedimiento.
Para esta situación es más relevante lo detallado en el punto “b” del apartado anterior. Es decir el escrito que acompaña al ofrecimiento de prueba debe ser muy riguroso al momento de detallar el contenido de los archivos digitales ofrecidos. Ello en razón de que puede darse la situación en la que se cuestione que los documentos incorporados al expediente pudieran haber sufrido alguna modificación con posterioridad a su incorporación al expediente. Esta modificación podría darse tanto en la cantidad de archivos electrónicos ofrecidos como en el contenido de los mismos.
Una vez resuelto lo anterior, esta metodología de ofrecimiento de prueba presenta algunas ventajas únicas las cuales no son posibles mediante el uso de un pendrive. La principal ventaja radica en la disponibilidad de los documentos electrónicos para su consulta por la parte oferente, por el tribunal, por la parte contraria y por el o los peritos que deban analizar dicha documental. Ello brinda mayor transparencia al proceso ya que no se requiere de una audiencia especial de reconocimiento de documental ofrecida como prueba o audiencia de vista de causa para tomar contacto con los documentos electrónicos. Ello facilita en gran medida el reconocimiento o desconocimiento específicos de esta documental electrónica. Siendo más dificultoso efectuar una negativa genérica de desconocimiento por no haber tenido acceso al contenido obrante en el pendrive. Al no haber tenido posibilidades de asistir a la audiencia una de las personas que podría tener el conocimiento referido a dichos documentos, entre otras.
2.1. Contingencias posibles para archivos en la nube.
El principal cuestionamiento para este tipo de ofrecimiento de archivos es la volatilidad de la información obrante en la nube. Es decir la posibilidad de que la parte proponente elimine accidentalmente la documental electrónica que ella misma ofreció como prueba. Esto puede darse por un incorrecto manejo de los documentos ubicados en la nube, como asimismo por una falta de respaldo de los documentos que son incorporados a la nube. Para ello es relevante tomar los siguientes recaudos:
a) Crear una cuenta gratuita o paga de archivos en la nube cuyo único fin sea el de almacenar archivos ofrecidos como prueba en las diferentes causas. Es importante que la cuenta no posea otros usos, como por ejemplo almacenar archivos personales del letrado o de su cliente, ni que pueda ser utilizada para ello v.gr. La cuenta de uso personal de Gmail, donde se podrían sincronizar archivos desde el dispositivo celular para su almacenamiento. Esta última opción genera los siguientes inconvenientes: La incorporación de archivos que no son esenciales disminuye la capacidad de almacenamiento de la cuenta y entorpece la visual de los archivos que han sido ofrecidos como prueba. Asimismo podría accidentalmente incorporar archivos que no pertenecen a una causa en la carpeta destinada a la misma. Finalmente, y más riesgoso aún es el caso donde en el proceso de eliminar los archivos que no son útiles, se termine eliminando una carpeta que es relevante para la causa.
Por lo antemencionado, debe utilizarse una cuenta específica cuya única finalidad es la de incorporar archivos electrónicos a las causas, que no posea sincronizaciones con dispositivos celulares ni que sea de uso personal de ningún individuo.
Otro tema a tener en cuenta es la organización de los archivos en las causas. Todos los archivos ofrecidos como prueba deberían comprimirse e incorporarse al expediente en un único archivo de extensión zip o rar. La identificación técnica de manera biunívoca de un archivo comprimido es más sencilla que la identificación de una gran cantidad de archivos. No obstante lo anterior es importante crear una carpeta por cada causa y dentro de esa carpeta incorporar el o los archivos ofrecidos como prueba. Asimismo, las carpetas deberían agruparse según un orden lógico, siendo uno de los órdenes posibles la agrupación por año de creación de la causa. Así por ejemplo podría crearse la siguiente estructura:
Año 2021
- PEREZ Juan Manuel – JUAREZ Marco Antonio exp 1873334
- MARTINEZ, Alfredo – GARCIA, Mariana y otro exp 3833833
…
Año 2022
- GONZALEZ, Ana Lucía – MICROSOFT CORPORATION S.A. exp 3338383
…
Año 2023
…
Los servidores de archivo en la nube permiten efectuar una búsqueda por términos a fines de identificar la carpeta, ello en caso de que sea necesario descargar algún contenido del servidor, o bien realizar un respaldo en el disco duro.
3. Incorporar solamente la huella del archivo sin utilizar para ello un hipervínculo ni pendrive
Desde el punto de vista teórico es posible también incorporar uno o varios archivos electrónicos al expediente sin acompañar dispositivo pendrive y sin utilizar un hipervínculo que redirija a un servidor de archivos en la nube.
Para ello se utiliza la huella digital o hash del archivo y se preserva el archivo electrónico en la computadora de la parte proponente, la cual se constituye en depositaria de dicho documento, el cual podrá ser solicitado por el tribunal, por la contraria y/o por los peritos que lo requieran.
Previo al uso de dicho archivo, en todos los casos se deberá efectuar una validación de que el mismo ha preservado su cadena de custodia, es decir de que el archivo no ha sido modificado con posterioridad a la incorporación al expediente de su huella digital.
En este caso adquiere mayor relevancia el proceso de comprimir la totalidad de los archivos a ofrecer como prueba y volcarlos en un único archivo de extensión zip, rar u otra. Ello en razón de que resulta más sencillo consultar un único archivo por su huella digital que efectuar una gran cantidad de comparaciones, una por cada archivo ofrecido como prueba.
4. La visión actual del TSJ de Córdoba
La utilización de servidores en la nube para ofrecimiento de archivos electrónicos ha comenzado a transitar sus primeros pasos y por tanto han aparecido las primeras contingencias, particularmente el hecho de que los archivos electrónicos se pierdan o bien sea cuestionado su contenido. En razón de ello, el TSJ se ha expedido en que dicho medio no es el más apropiado para efectuar un ofrecimiento como prueba de documentos electrónicos y por tanto desaconseja, o en algunos casos prohibe, su utilización. Prefiriéndose el tradicional uso de pendrive sobre los servidores de archivos en la nube.
5. Recomendaciones y conclusiones
Cualquiera de las tres opciones que se elija adoptar va a presentar ventajas e inconvenientes a la hora de tratar con documentos electrónicos. El hecho de utilizar pendrive no otorga garantías respecto de los archivos electrónicos obrantes en el mismo. No obstante lo anterior, los letrados son menos reacios a contemplar las contingencias posibles, ya sea de extravío del dispositivo, mal funcionamiento del pendrive o bien planteos relacionados a la cadena de custodia de dichos documentos. En estos casos se considera como cuestiones vinculadas a la fuerza mayor que malas prácticas realizadas por los letrados.
Considero que la utilización de los tres elementos sería la forma más segura de ofrecer como prueba documentos electrónicos. Es decir generar un único archivo zip comprimido conteniendo el total de los documentos electrónicos ofrecidos, copiar dicho archivo a un pendrive, subirlo a un servidor en la nube y finalmente obtener su huella digital. Conservando en la computadora del letrado de la proponente una copia del archivo zip.
De esta manera se obtienen las ventajas de poder consultar en todo momento la documental electrónica ofrecida como prueba y se posee un respaldo en pendrive y computadora de la proponente para el caso de que ocurra una contingencia, ya provenga esta del pendrive, de los archivos en la nube o bien de la computadora del letrado.
Podría ser considerado excesivo el uso de tres metodologías complementarias para un ofrecimiento de prueba. Entiendo que con dos de las metodologías planteadas sería suficiente para dar garantías razonables de que la prueba no se pierda ni extravíe. Una de las dos metodologías debería involucrar la huella o hash del archivo comprimido zip ofrecido como prueba. Y la otra podría ser o bien aportar los archivos en un servidor en la nube o bien incorporarlos en un pendrive. Siempre procurando el letrado preservar una copia del archivo en su ordenador.
Quienes deseen un video explicativo de este artículo pueden consultarlo en:
Parte conceptual o teórica:
Parte práctica:
Comentarios
Publicar un comentario